メールを書く時の『アウトプット法』-仕事でのメールの書き方とは?
[参考]:学びを結果に変えるアウトプット大全
メールの書き方は業種によって違うと思います。信頼関係があってくだけた書き方が好まれたり、逆に日本語を駆使して、論理的にかつ不快感を抱かない書き方をしないといけない場合もあります。ただ、メールの書き方の本質は同じで、それはどの業界でも通用することかなと思ったりもします。
仕事のメールをどう書くか?
メールの返信はすぐに終わらせる
- 出社したらメールを確認するのがいいです。見るだけなら簡単ですし、見たら仕事モードになって、内容が理解しやすくなって返信するのが楽になります。
- 朝メールに返信しないと忘れてしまって、思わぬ失敗を招くのがメール。朝返信しておくと、相手に対する自分が読んだエビデンスにもなります。
- 返信はすぐに終わります。色々聞きたいことがある場合は別ですが、聞きたいこと、教えたいことを書いておくと、他部署に関わる仕事に対して円滑に仕事が進みます。
仕事とプライベートの書き方を間違えない
- プライベートのメールの文体は極力使わないことです。親しい間柄でお互いに砕けた言い方が許されるなら別ですが。
- 仕事の文体にプライベートの文体を混ぜてしまうと相手を怒らせますし、特に自分よりも立場が上の方だとかなり辛いことになります。自分の上司まで話がいったりしますから。
- プライベートではLINEを使うことも多くなりましたけど、ショートメールも使うことがあります。親しい間柄でも何とやらですが、仕事では日本語に気をつけて、不快感を与えないようにした方がいいです。
メールを何度も見直さないと、大失敗する
- メールは何度も何度も読み返した方がいいです。書いた文章は意外なところで間違っていることが多く、急いでいる時ほど失敗します。
- 意外な盲点は送り先のメールアドレス。間違ってしまって、同じようなアドレスでまったく違う部署に送ることもあるかと思います。同じ会社なら傷は浅いですが、外の会社だとかなり深刻な失敗になることもあります。
- メールは一度書いて、何度も見直すこと。これはセキュリティー上必須であり、間違った送り先に送ってしまうと情報漏洩にも繋がります。添付ファイルも暗号化して送ることが一般的ですが、そもそもメールアドレスを間違ってしまうと意味がないですから。